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第一章  總則

第一條為加強中國煤炭學會（以下簡稱“中煤學會”）檔案工作，實現(xiàn)文書歸檔工作的科學化、標準化、規(guī)范化、制度化，根據(jù)國家有關規(guī)定及內(nèi)設機構(gòu)的職責，制定本辦法。

第二條本辦法所稱文件材料指學會內(nèi)設部室在履行職責中形成的，具有保存價值且辦理完畢的各種文件材料（含電子版），包括文字、圖表、音像、實物等。

第三條中煤學會會員綜合部負責文件歸檔工作，應歸檔的文件材料各部室必須及時交到會員綜合部實行集中統(tǒng)一管理。

第二章  歸檔范圍及保管期限

第四條歸檔工作以部室職責范圍內(nèi)形成的文件材料為主。部室間、部室與分支機構(gòu)及外單位間聯(lián)合發(fā)文的文件材料，由主辦部室負責歸檔。

第五條學會各類會議材料及學會向上級機關的請示、報告及重要領導批示等均應歸檔。

第六條檔案材料的保管期限分為永久、長期（15年－50年）、短期（15年以下）三種。記述和反映學會主要職能活動和基本歷史面貌，具有長遠利用價值的重要文件材料定為永久。反映學會一般職能活動的，在較長時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料定為長期。只在較短時期內(nèi)有查考利用價值，反映學會一般或臨時性職能活動的文件材料定為短期。

第三章  歸檔要求

第七條建立健全日常歸檔制度，提高對歸檔工作的認識，各部室明確專人負責此項工作。承辦人員應將辦理完畢的文件材料在一周內(nèi)送交會員綜合部進行存檔。會員綜合部集中統(tǒng)一管理歸檔文件材料，確保應歸檔文件材料的齊全完整。

第八條各部室起草的正式文件必須歸檔，且清稿、底稿齊全，正文中涉及轉(zhuǎn)發(fā)文、附件、附表的也要求齊全完整；文件草稿一般不需歸檔，如有領導批示或有重要修改意見的草稿應與正文、底稿、電子文檔一并歸檔。有領導重要批示或有處理結(jié)果的文件收文處理單與被處理文件一并歸檔。

第九條歸檔文件應符合以下技術(shù)要求：

（一）歸檔文件清稿必須是正式印刷物且符合公文要求。擬稿、審稿、簽批應使用墨汁、碳素墨水、黑或蘭黑墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、復寫紙、純蘭或紅色墨水書寫或簽字。

（二）文件材料一般應歸檔保存原件，復印文件不作為檔案保管；若確無原件或原件丟失，須在備考表中予以說明。電傳文件不宜長期保存，應復印歸檔，并加以說明。

第四章  附則

     第十條本辦法自發(fā)布之日起實施，原辦法同時廢止。由中煤學會負責解釋。