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　　第一章  總則

　　第一條  為規(guī)范中國煤炭學(xué)會（以下簡稱“中煤學(xué)會”）公文處理工作，提高公文處理效率和發(fā)文質(zhì)量，制定本規(guī)定。

　　第二條  中煤學(xué)會公文（含傳真，下同），是本會在開展業(yè)務(wù)活動中所形成的規(guī)范體式的文書；是傳達(dá)貫徹黨和國家路線、方針、政策，發(fā)布規(guī)章、制度、辦法、請示、報告和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，溝通情況、傳遞信息、交流經(jīng)驗的重要工具。

　　第三條  公文處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全，嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。

　　第四條  會員綜合部是中煤學(xué)會公文處理的管理部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部室、所屬單位和代表機(jī)構(gòu)公文處理工作。

　　第二章  公文種類

　　第五條  中煤學(xué)會使用的公文種類主要包括：決定、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等十種。

　　第六條  傳真等只要經(jīng)過一定的簽批手續(xù)、套用固定的格式，即視同公文處理。

　　第三章  公文格式

　　第七條  公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人，標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄報單位、抄送單位、制發(fā)單位、制發(fā)時間及附件等部分組成。

　　（一）涉密公文和緊急公文應(yīng)當(dāng)按有關(guān)規(guī)定標(biāo)明密級、保密期限以及緊急程度。公文緊急程度包括特急、急件、平件。

　?。ǘ┌l(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。單位之間聯(lián)合行文時，主辦單位排列在前；與同級或相應(yīng)的政府機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體聯(lián)合行文時，按照政、群的順序排列。

　　（三）發(fā)文字號包括發(fā)文單位代字、年份、序號。與其他單位聯(lián)合行文時，原則上應(yīng)使用排列在前的單位的發(fā)文字號，也可以協(xié)商確定，但只能標(biāo)注一個單位的發(fā)文字號。

　　（四）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)簡要、準(zhǔn)確地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不使用標(biāo)點符號。

　?。ㄎ澹┲魉蛦挝恢腹牡闹饕芾韱挝?，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

　?。┕恼膽?yīng)力求主題明確、理由充分，簡明扼要、層次清晰，用詞規(guī)范、文字標(biāo)準(zhǔn)。

　　（七）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文日期之前注明附件的順序和名稱。

　?。ò耍┏晌娜掌谝灶I(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

　?。ň牛┕某龝h紀(jì)要和傳真發(fā)出以外，都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。為簡化手續(xù)和提高效率，聯(lián)合上報的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，所有發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

　?。ㄊ┕娜缬懈阶ⅲㄐ枰f明的其他事項），應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。附注的位置在成文日期和印章之下，主題詞之上。

　?。ㄊ唬┏瓐?、抄送單位指除主送單位外需要知曉或執(zhí)行公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

　?。ㄊ┕闹懈鹘M成部分的標(biāo)識規(guī)則，參照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

　　（十三）公文文字一律從左至右橫寫、橫排；公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，左側(cè)裝訂。

　　第四章  行文規(guī)則

　　第八條  行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重實效。

　　第九條  中煤學(xué)會和所屬單位的行文關(guān)系，應(yīng)當(dāng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。

　?。ㄒ唬┫蛘块T和業(yè)務(wù)主管部門請示、報告工作，所行公文為上行文，一般用請示、報告、函等文種。

　?。ǘ┫蚱渌幌嚯`屬單位相互聯(lián)系工作所行公文為平行文，一般用函、意見、通知等文種。

　　（三）對所屬單位發(fā)布指示、布置工作所行公文為下行文，一般用決定、批復(fù)、通知、通報等文種。方針、政策性的重要下行文，應(yīng)同時抄報業(yè)務(wù)主管部門。

　　第十條  “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送單位，需同時送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級單位?！皥蟾妗敝胁坏脢A帶請示事項。

　　第十一條  除上級領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，不得以中煤學(xué)會名義向上級領(lǐng)導(dǎo)個人報送公文。凡上級領(lǐng)導(dǎo)交辦事項，在用公文報送辦理結(jié)果時，應(yīng)當(dāng)隨文附上領(lǐng)導(dǎo)原批示的復(fù)印件。

　　第十二條  受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級單位行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送單位和抄報單位。上級單位向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級單位行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級單位。

　　第十三條  行政公文不得對黨的組織做出指示、交待任務(wù)。如行政公文涉及黨紀(jì)處分時，只能建議黨員所在黨組織按規(guī)定處理。

　　第十四條 凡單位之間或各部室之間未協(xié)商一致的問題，不能擅自辦文。各部室不得以部門名義對外正式行文。

　　第五章  收文辦理

　　第十五條  收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、分辦、批辦、承辦、催辦等程序。

　　第十六條  署名中煤學(xué)會收的公文，由會員綜合部登記、審核。經(jīng)審核，對符合規(guī)定且需要辦理的公文，先由會員綜合部提出辦文建議，送秘書長審批，有關(guān)單位根據(jù)批示進(jìn)行辦理。

　　第十七條  各部室和有關(guān)所屬單位如收到報、送中煤學(xué)會的公文，應(yīng)立即送交會員綜合部，不得自行處理。

　　第十八條  審批需要辦理的公文時，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；對不需要辦理的公文，圈閱表示已閱知。需要辦理的公文為辦件，按領(lǐng)導(dǎo)排序由后向前傳批；不需要辦理的公文為閱件，按領(lǐng)導(dǎo)排序由前向后傳閱。

　　第十九條  對需幾個單位共同辦理的事項，在批分公文時應(yīng)指定主辦單位；如未指定，則列在最前面的為主辦單位。主辦單位應(yīng)主動與協(xié)辦單位聯(lián)系、協(xié)商，及時承辦，不能互相推諉。如有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦單位應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商。

　　第二十條各部室對承辦的公文應(yīng)抓緊辦理，不得延誤。對有時限要求的公文，要按時辦完；緊急公文，要隨到隨辦。確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。對不宜由本部室辦理的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回會員綜合部并說明理由。

　　第二十一條  上級交辦的公文，凡明確提出時限要求的，必須在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢并予以回復(fù)，凡未明確提出時限要求的，一般應(yīng)在兩周內(nèi)回復(fù)；其他部門征求意見或會簽的公文，必須在收到文件7個工作日內(nèi)予以回復(fù)，因特殊情況不能按期回復(fù)時，應(yīng)提前與有關(guān)部門溝通并商定回復(fù)時間及方式。

　　第二十二條  公文由會員綜合部負(fù)責(zé)催辦。緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

　　第六章  發(fā)文辦理

　　第二十三條  發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、會稿、核稿、簽發(fā)、用印、分發(fā)等程序，依照發(fā)文首頁紙規(guī)定程序執(zhí)行（發(fā)文首頁紙樣式附后）。

　　第二十四條  發(fā)文應(yīng)貫徹精簡的原則。會議材料一般不再行文印發(fā)。

　　第二十五條  草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

　?。ㄒ唬┓蠂曳伞⒎ㄒ?guī)和方針、政策及其他有關(guān)規(guī)定。

　?。ǘ┣闆r確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，文字精煉，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。

　?。ㄈ┕姆N類應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)及與主送單位的行文關(guān)系確定。

　?。ㄋ模M制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

　?。ㄎ澹┤嗣?、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

　　（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。

　?。ㄆ撸?yīng)當(dāng)使用國家法定的計量單位。

　?。ò耍┕闹惺褂梅且?guī)范化簡稱時，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。

　?。ň牛┕闹械臄?shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

　?。ㄊW(xué)會公文具體格式參見附件。

　　第二十六條  擬制公文時，對涉及其他部門職責(zé)的事項，辦文部門應(yīng)當(dāng)主動征求有關(guān)部門的意見。

　　第二十七條  各部室負(fù)責(zé)人要對行文質(zhì)量負(fù)責(zé)，把好部門核稿關(guān)。會員綜合部負(fù)責(zé)審核公文可行性、行文格式及規(guī)則、文字表述、印發(fā)數(shù)量；在不變動原意的情況下，可對公文草稿進(jìn)行增刪和文字加工。如有重大修改，應(yīng)與擬稿人或辦文部門協(xié)商；對于內(nèi)容雜亂、主題不清、文理不通、字跡潦草及不符合規(guī)定的，應(yīng)予退回。

　　第二十八條  各部室擬制公文應(yīng)當(dāng)做到程序規(guī)范、手續(xù)完備，原則上應(yīng)由主要負(fù)責(zé)人核簽。各分支機(jī)構(gòu)擬制公文，需按照發(fā)文首頁紙規(guī)定程序，首先提交至?xí)T綜合部履行發(fā)文程序，審批通過后再行印發(fā)。

　　第二十九條  綜合性會議通知一般用中煤學(xué)會文件。

　　第三十條  已簽發(fā)的公文不得隨意改動。如確需要改動時，必須重新核稿，并報原簽發(fā)人審定。公文正式印制前，經(jīng)辦人應(yīng)認(rèn)真核對，消滅差錯，以免損害中煤學(xué)會的形象。公文如需重印，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定辦理審批手續(xù)。

　　第三十一條  轉(zhuǎn)發(fā)文件一般用中煤學(xué)會文件。采取將原件直接翻印給有關(guān)單位的（絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的公文除外）。翻印時，應(yīng)注明翻印單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。

　　第三十二條  擬稿人和核稿人根據(jù)公文發(fā)送范圍確定印制份數(shù)。公文印制份數(shù)經(jīng)確定后不得隨意變更。如辦文部門確需增加公文印制份數(shù)，須經(jīng)秘書長同意。

　　第七章  公文歸檔

　　第三十三條  公文辦理完畢后，各辦文單位應(yīng)根據(jù)中煤學(xué)會有關(guān)規(guī)定，及時將公文定稿、正本（三份）和有關(guān)材料整理，交會員綜合部集中管理；個人不得保存應(yīng)歸檔的公文。

　　第三十四條  公文歸檔應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等分類整理，要能正確反映中煤學(xué)會的主要工作，并保證歸檔公文的齊全、完整，以便于保管、查找和利用。

　　第三十五條  聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理、歸檔，其他單位保存復(fù)印件或其他形式的公文副本。

　　第三十六條  擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

　　第八章  公文管理

　　第三十七條 公文由會員綜合部和分支機(jī)構(gòu)專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

　　第三十八條管理涉密公文按照中國煤炭學(xué)會機(jī)要文件管理辦法執(zhí)行。

　　第九章  附則

　　第三十九條  本規(guī)定自發(fā)布之日起實施，原規(guī)定同時廢止。由中煤學(xué)會負(fù)責(zé)解釋。

　　附件

　　中國煤炭學(xué)會公文排版格式

　　1.發(fā)文編號：方正仿宋簡體      字號：三號

　　2.標(biāo)    題：方正小標(biāo)宋簡體    字號：20

　　3.正文部分：字號：三號

　　正    文：方正仿宋簡體     

　　一級標(biāo)題：黑體

　　二級標(biāo)題：方正楷體加粗

　　三級標(biāo)題：方正仿宋加粗

　　四級標(biāo)題：方正仿宋簡體

　　4.數(shù)字：新宋體

　　5.字母：新羅馬(Times New Roman)

　　6.頁碼部分：左右頁腳分布    例： -1-

　　7.紙張大?。?span lang="EN-US">A4

　　8.頁邊距：上、下：2.54cm，左、右：2.9cm

　　9.發(fā)文日期與發(fā)文單位：與正文空3行距離，結(jié)尾與行末空有4個中文字符的距離。